У паспорті — Микола Петрович, на титульній сторінці трудової книжки, заповненої ще в 1980-х, — «Николай Петрович». Для людини це те саме ім’я. Для Пенсійного фонду — розбіжність, через яку документи на пенсію можуть повернути на доопрацювання.
Таке питання цього тижня розбирали експерти 7eminar: працівник передпенсійного віку подав трудову до ПФУ, і там попросили виправити російськомовний ПІБ на титулі. Нижче — відповіді на запитання, які в такій ситуації ставлять найчастіше.
1. Чи може ПФУ не зарахувати стаж через ім’я російською?
Сама мова запису стаж не «знищує». Але Інструкція про порядок ведення трудових книжок вимагає, щоб прізвище, ім’я та по батькові відповідали даним паспорта. Якщо вони не збігаються, ПФУ може засумніватися, що книжка належить саме вам, і попросити виправлення або інші докази.
2. Обов’язково виправляти запис до виходу на пенсію?
Якщо ПФУ вже звернув на це увагу — так, інакше призначення затягнеться. Якщо ще ні, краще зробити це заздалегідь, поки є роботодавець, який може внести зміни: потім це складніше.
3. Хто має право виправити титульну сторінку?
Власник або уповноважений орган підприємства за останнім місцем роботи. Так встановлює пункт 2.13 Інструкції, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 №58. Сам працівник нічого в книжці не виправляє.
4. На підставі яких документів?
Основний — паспорт громадянина України. Також підходять свідоцтво про народження, свідоцтво про шлюб, документ про зміну імені. Номер і дату документа-підстави обов’язково вписують у книжку.
5. Як має виглядати правильне виправлення?
- старий запис закреслюють однією рискою, щоб він лишався читабельним;
- поруч або над ним пишуть правильний ПІБ українською;
- на внутрішньому боці обкладинки роблять посилання на документ-підставу: назва, номер, дата;
- запис засвідчують підписом керівника чи уповноваженої особи, печаткою (якщо є) і поточною датою.
Замазки, підтирання й нові записи «поверх» старих — найчастіша причина, чому ПФУ потім має претензії до вже виправленої книжки.
6. А якщо підприємства, де я працював останнім, уже немає?
Спершу шукайте правонаступника — його можна знайти в Єдиному державному реєстрі. Якщо правонаступника немає, залишається суд: Цивільний процесуальний кодекс дозволяє в порядку окремого провадження встановити факт належності документа особі, якщо ПІБ у ньому не збігаються з паспортом. Рішення суду ПФУ бере до уваги.
7. Що, як різниця — лише в одній літері чи в закінченні по батькові?
«Наталья» і «Наталія», «Алексеевич» і «Олексійович» — формально це теж розбіжність. Чи вимагатимуть виправлення, вирішує конкретний сервісний центр ПФУ, тож перед поданням документів варто запитати там напряму.
8. Чим іще можна підтвердити стаж, крім трудової?
Порядок підтвердження стажу, затверджений постановою Кабміну від 12.08.1993 №637, дозволяє використати інші документи, якщо записи в книжці неточні чи їх бракує:
| Документ | Де взяти |
|---|---|
| Відомості з реєстру застрахованих осіб | особистий кабінет на порталі ПФУ |
| Довідки про роботу, виписки з наказів | підприємство або його правонаступник |
| Особові рахунки, відомості про зарплату | архів підприємства чи місцевий архів |
| Трудові договори з відмітками про виконання | власні документи, архів |
9. Приклад: як діяти Ніні з Полтавщини
Ніні 59 років, до пенсії за віком лишається кілька місяців. У трудовій — «Нина Петровна», у паспорті — «Ніна Петрівна». Вона досі працює в бібліотеці.
- Зараз, не чекаючи звернення до ПФУ, несе трудову й паспорт у відділ кадрів бібліотеки.
- Кадровик виправляє титул за пунктом 2.13 Інструкції №58 і засвідчує запис.
- Ніна перевіряє в особистому кабінеті ПФУ, чи збігаються періоди роботи з реєстром.
- За місяць до 60-річчя подає заяву на пенсію — без ризику повернення документів.
10. ПФУ все одно відмовив. Що далі?
Попросіть письмову відмову з переліком підстав. Її можна оскаржити до вищого органу ПФУ або в адміністративному суді. Якщо проблема в печатці, а не в імені, перечитайте наш розбір про розмиту печатку в трудовій книжці. А після виходу на пенсію не забувайте, про що треба повідомляти Пенсійний фонд, щоб не мати нових питань до виплат.
Що далі: перевірку трудової ПФУ радить проводити заздалегідь, за кілька місяців до пенсійного віку, щоб встигнути отримати довідки й виправлення.
Фото: архівне фото, трудова книжка. Автор Валтар, CC BY-SA 4.0, commons.wikimedia.org.
