Юридично значущий кадровий та комерційний документообіг вимагає застосування надійних інструментів ідентифікації підписувачів. Використання кваліфікованого електронного підпису (КЕП) гарантує цілісність даних і підтверджує особу автора без використання паперових носіїв. Покрокова техніка застосування захищених ключів спрощує щоденні операції та забезпечує повну відповідність законодавчим вимогам України.
Що таке КЕП і що потрібно для підписання документа
Кваліфікований електронний підпис – унікальний цифровий аналог особистого підпису від руки, який надає файлу юридичної сили згідно із Законом України «Про електронні довірчі послуги». Він базується на криптографічних алгоритмах, що гарантують незмінність змісту після підписання та однозначно дентифікують підписувача. За допомогою КЕП організації:
- укладають договори;
- засвідчують первинні документи;
- формують кадровий архів;
- подають регламентовану звітність до контролюючих органів.
Кваліфікований електронний підпис підтверджує особу підписанта та цілісність електронного документа. Коли потрібно підписати електронний документ для контрагента, державної установи або внутрішнього процесу підприємства, КЕП фіксує факт підписання та пов’язує підпис із конкретним підписантом.
Для того, щоб накласти КЕП на документ, необхідно мати:
- Файл ключа (зазвичай у форматах .dat, .zs2, .pfx, .jks, .dat чи key-6.dat) або захищений носій (токени, SmartID, Дія.Підпис).
- Пароль захисту, створений під час отримання ключа у кваліфікованому надавачі електронних довірчих послуг (КНЕДП).
- Документ у цифровому форматі (PDF, DOCX, XLSX, JPEG тощо).
Законодавство дозволяє підписати документ онлайн практично будь-якого типу – від внутрішніх наказів і заяв до зовнішніх угод, рахунків та актів виконаних робіт. Цифрова форма є рівнозначною паперовій, якщо підпис накладено з дотриманням установлених криптографічних стандартів.
Як накласти КЕП на документ: покрокова інструкція
Процес обробки та засвідчення даних складається з послідовних кроків, які реалізуються через спеціалізовані вебсервіси або десктопні програмні комплекси. Впровадження програми для автоматизації документообігу, якою займаються фахівці it-artel.ua, дозволяє інтегрувати алгоритм накладання електронного підпису в єдину систему підприємства. Завдяки цьому полегшується щоденна робота персоналу.
Щоб накласти КЕП на документи через сервіс електронного підписання, послідовність зазвичай виглядає так:
- Завантажте документ. Додайте файл, який потрібно підписати. Перед цим перевірте його вміст, реквізити та фінальну версію.
- Оберіть КЕП. Вкажіть потрібний сертифікат або спосіб підписання.
- Додайте ключ. Завантажте файл ключа або оберіть наявний спосіб його використання.
- Введіть пароль. Пароль потрібен для підтвердження використання ключа.
- Підпишіть документ. Підтвердьте операцію та дочекайтеся повідомлення про успішне підписання.
- Збережіть результат. Завантажте підписаний файл із документом і підписом.
Як перевірити КЕП на документі
Після того як наклали КЕП на документ, варто перевірити результат. Це необхідно для підтвердження особи підписувача, часу і чинності сертифіката. Існує три способи перевірки:
- Через сервіс перевірки підпису. Завантажте підписаний файл або документ і файл підпису окремо.
- Через СЕД. Якщо документ підписано та зберігається в системі електронного документообігу, перевірку можна виконати безпосередньо в ній.
- Через програмне забезпечення для роботи з КЕП. Перевірте підпис у відповідній програмі, яка відображає дані про підписувача, сертифікат і цілісність документа.
Як автоматизувати підписання документів за допомогою MASTER: Документообіг
У компанії, де щодня проходять десятки актів, звітів і наказів, програма для обліку допомагає впорядкувати роботу з документами та пов’язати облік із процесами їх погодження й підписання КЕП.
За допомогою MASTER: Документообіг компанія може підписати документ в електронному форматі, автоматизувати погодження документації та відстежувати виконання поставлених завдань.Платформа дозволяє накласти КЕП на документи в системі та спрощує їх погодження й підписання порівняно з ручним оформленням.
| Задача | Ручне підписання | MASTER: Документообіг |
| Вхідні документи | Завантаження та передавання вручну | Реєстрація та обробка в системі |
| Вихідні документи | Окреме підписання та відправлення | Підписання в межах маршруту |
| Внутрішні документи | Обмін файлами між працівниками | Погодження та підписання в системі |
| Перевірка КЕП | Окремий сервіс або інструмент | Перевірка підписів у системі |
| Контроль статусу | Пошук листів і файлів | Відстеження стану документа |
| Архів | Теки на пристроях або сервері | Централізоване електронне зберігання |
Програми електронного документообігу зменшують кількість ручних операцій, скорочують час на опрацювання документів і забезпечують єдиний порядок роботи з ними.
Перехід на цифровий формат спрощує погодження, підписання та контроль документів. Розуміння того, як накласти КЕП на документ, допомагає організувати електронне підписання та включити його в загальний маршрут роботи з документами.
